Certifierade Kassasystem
Vad är ett kassasystem?
Ett certifierat kassasystems huvudsakliga uppgift är att beräkna den totala kostnaden av kundens varor och samtidigt göra det möjligt att genomföra en betalning. Vanliga certifierade kassasystem består av flera olika komponenter för att möjliggöra att information både kan läsas av och personal och tillfogas i ett kassaregister. Några av de vanligaste tillbehören till certifierade kassasystem är bland annat…
• Display/datorskärm: Är nödvändigt för att kunna läsa av information om bland annat varor, priser, bokningar, rabatter o.s.v.. Det finns även touchskärmar som lämpar sig bra tillsammans med avancerade restaurangsystem eller butikssystem.
• Tangentbord: Certifierade kassasystem har i princip alltid ett tangentbord kopplat till systemet.
• Kassaskåp: Förvaring av kontanter som endast öppnas när ett köp genomförs.
• Streckkodsläsare: I dagsläget är certifierade kassasystem inte komplett utan streckkodläsare som kan läsa av produkternas EAN-koder.
• Kortläsare: Betalkort är ett praktiskt betalningssätt och verksamheter som inte har kortläsare riskerar att förlora kunder.
• Kvittoskrivare: Det är enligt kassaregisterlagen lag på att man alltid måste erbjuda kunden ett kvitto så att ha kvittoskrivare till certifierade kassasystem är ett måste.
• Kontrollbox: Är precis som namnet låter en box som används för att kontrollera att verksamheten inte skattefuskar. Kvittona från de genomförda köpen på ditt certifierade kassasystem sparas på ett journalminne som kan granskas av skatteverket vid ett kontrollbesök.
• Certifierat kassasystem: Själva huvudkomponenten kan antingen bestå av ett kassasystem som ser ut som en vanlig kassaapparat eller så kan det vara en dator som utrustats med lämplig programvara en så kallad Pc kassa .
Varför behöver man certifierade kassasystem?
Sedan den 1 januari 2010 gäller något som heter kassaregisterlagen. Kassaregisterlagen kom till för att uppmuntra till ärlig konkurrens och även till för att gynna de näringsidkare som skötte deras verksamhet på ett bra sätt. Med andra ord kom kassaregisterlagen till för att göra det svårare att skattefuska.
Kassaregisterlagen innebär att alla som tar emot betalningar både via betalkort eller med hjälp av kontanter måste ha certifierade kassasystem. I praktiken finns det en hel del undantag och har du till exempel en verksamhet med obetydande omsättning så behöver du inte ha ett certifierat kassaregister. Mer information om vem och vilka som behöver certifierade kassasystem finns på skatteverkets hemsida.
Kassaregisterlagen har dock fått mycket kritik för att det tvingat många företagare att investera i mycket dyra certifierade kassasystem och kontrollboxar. Nu har dock priset på certifierade kassasystem sjunkit något och det svider inte riktigt lika mycket i plånboken vid ett köp.
Vad händer om man inte har ett certifierat kassasystem?
För att garantera att kassaregisterlagen efterföljs så har skatteverket uppfunnit vissa metoder som ska garantera att reglerna inte ignoreras. Om din verksamhet bör att ha certifierade kassasystem men av någon anledning inte har det kan du bötfällas på 10 000 kronor. Du kan också bötfällas om du eller din personal inte erbjuder kunden ett kvito.
Skatteverket gör s.k tillsynsbesök där de kontrollerar bland annat informationen på kontrollboxarna. Det är därför viktigt att din personal kan hjälpa skatteverket under dessa besök och bland annat ge dem information om vad kontrollkoden är till journalenheterna. Personalen bör också känna till hur många certifierade kassasystem som finns i verksamheten.
Olika typer av Certifierade kassasystem
Det finns gott flera olika modeller av certifierade kassasystem och vilket kassaregister som passar dig beror mycket på vilken typ av verksamhet du har. Något som blivit alltmer populärt är att omvandla en dator till ett certifierat kassasystem. Fördelen med datorn är att du kan via rätt programvara omvandla den till ett perfekt system för din bussiness. Det finns speciella system för frisörer, restauranger och butiker.
Med ett specialanpassade certifierade kassasystem kan du i en frisörsalong bland annat lägga till information om kunder om vem som klippte dem senast, när de har bokat in tider, viken typ av hårbehandling de beställde och så vidare. Med ett restaurangssytem kan du även där se vem som bokat vilket bord och även få fantastiska grafiska användargränsnitt där varje stol finns utplacerad.
Att ha certifierade kassasystem som är anpassade efter just dina behov har oändligt många fördelar men det kostar också en hel del pengar i de flesta fallen. Förutom utrustningen så som skrivare, dato/kassaregister o.s.v så uppstår även en merkostnad för själva programvaran. För mjukvaran betalar du oftast en licensavgift per månad och det går lätt upp till många tusenlappar per år. Se till att det ingår bra support för det programmet du väljer att investera i. ett annat tips är att söka efter programvara internationellt då de flesta i Sverige inte har problem med engelska som språk på kassasystemen. Du kan dessutom få ett mycket bättre utbud och bättre priser på certifierade kassasystem om du kan tänka dig programvaror som ursprungligen är anpassade för den amerikanska eller europeiska marknaden. Det kan dock krävas lite trixande för att anpassa systemen efter de svenska förhållande men är du programeringskunnig eller datorvan kan det i många fall fixa sig. Börja i så fall söka efter POS software ( Point of Sale)och liknande för att komma igång med att skapa ditt perfekta kassasystem.
Att tänka på när du köper certifierade kassasystem
Det kanske viktigaste att tänka på innan man köper ett certifierat kassasystem är att identifiera det egna behovet för vilken typ av system man behöver. Måna affärer klarar sig med ett enkelt kassaregister, men samma affärer skulle klart kunna effektivisera deas system om de övergick till en annan typ av certifierade kassasystem. Det man måste överväga är om den tidsbesparing och den information som det dyrare systemet tillhandahåller är värt något i längden. Du kanske inte har särskilt många kunder och inte ett stort behov av att analysera åtgången av dina varor? Det är mycket möjligt att du klarar dig utmärkt även utan det.
Några andra rent praktiska detaljer du bör tänka på vid införskaffandet av certifierade kassasystem är bland annat att se till att du har alla tillbehör du behöver. Du kanske behöver köpa till streckkodsläsare, våg och så vidare till ditt certifierade kassasystem. Tänk även på att köpa gott om kvittorullar då det är mycket irriterande att få slut på dem.
Om du hittar en modell av certifierade kassasystem som du tycker om så gäller det att leta hos alla butiker du hittar över vilket pris de tar för det certifierade kassaregistret. Det skiljer sig nämligen mycket rent procentuellt vad olika affärer tar för exakt samma produkter. Tänk också på att om du beställer certifierade kassasystem online så kan de äga mycket och frakten kan således bli ganska dyr. Ett tips är att placera din order i kundvagnen och se vad fraktkostnaden blir för den valda affären då vissa affärer tar flera hundra kronor för frakten medan andra inkluderar den i priset.Hur mycket kostar ett certifierat kassasystem?
Hur mycket kostar ett certifierat kassasystem?
Priset på de enklaste certifierade kassasystemen börjar på 4000-5000 kronor men kan lätt gå upp till 10000 kronor.